社用車にGPSを設置し車両管理業務を効率化！メリットや導入時の注意点は？

1. 社用車にGPSを設置する必要性

社用車を多く所有している企業にとって、自動車事故や自動車に関する問題が起きるリスクは高まります。各車両にGPSを設置することで、車両管理業務の効率化や安全性の向上など、さまざまなメリットが得られます。GPSを設置する主な目的は、リアルタイムでの位置情報の把握、走行ルートの記録、安全運転の診断などです。これにより、社用車を使用する従業員の行動を適切に把握し、業務管理の効率化を図ることが可能になります。

リアルタイムの位置情報により、車両の現在地を把握できるため、緊急時の対応が迅速になります。また、走行ルートの記録を活用することで、効率的なルート計画が立てられ、業務の生産性向上にもつながります。さらに、GPSを利用した安全運転診断は、事故リスクの低減や従業員の運転技術向上に役立ちます。

これらの機能は、業務効率化だけでなく、経費削減、法令遵守、そして従業員の安全確保にも貢献します。

2. 社用車へのGPS設置は違法？

社用車にGPSを設置すること自体は、法的に問題ありません。しかし、設置する際には従業員に無断でGPSを設置したり、勤務時間外まで監視したりすると、違法なプライバシー侵害と評価される恐れがあります。したがって「GPSの存在を従業員に知らせること」「業務時間内での使用に限定すること」が重要です。

まず、GPSを設置する前に従業員にその目的をきちんと説明し、同意を得ることが、プライバシー侵害のリスクを回避する上で不可欠です。そして、たとえ業務時間内でGPSを利用して得た情報であったとしても、労働管理等の正当な目的以外を目的とした利用は法律で原則として禁止されており、従業員からの信頼を損なう原因となります。そのため、GPSはあくまで業務に必要な範囲でのみ活用することが求められます。

また、社内規定や運用ルールを明確にし、従業員全員が理解できる形で共有することも大切です。これにより、従業員の不安を軽減し、スムーズな導入が可能になります。　

 

 

3. 立場別｜社用車管理にGPSを活用するメリット

社用車にGPSを設置することで、企業や従業員の双方にさまざまなメリットがあります。企業にとっては経費削減や生産性向上といった業務効率化の側面で大きな効果をもたらし、従業員にとっては業務負担の軽減や柔軟な働き方を実現する支援ツールとなります。

ここでは、まず企業のメリットについて詳しく解説し、その後従業員にとっての利点についても触れていきます。GPSの活用は、単に車両管理の効率化をするだけでなく、企業全体の成長を支える重要な要素と言えるでしょう。

企業のメリット

社用車にGPSを設置することで、企業には多くのメリットがあります。

• 経費削減
• 生産性向上
• 法令遵守
• 従業員の安全確保

など、さまざまな分野で効果が期待できます。以下では、それぞれのポイントについて具体的に説明します。

経費が削減できる

社用車にGPSを導入することで、経費削減が期待できます。例えば、走行データを活用して最適なルートを設定することで、無駄な移動を減らし、ガソリン代を節約できます。また、車両の利用状況を正確に把握することで、必要な車両台数を最適化でき、維持管理コストの削減にもつながります。さらに、無断使用を防止することで、業務外での余計なコストを抑える効果も期待できます。

生産性が向上する

GPSの活用は、生産性の向上にもつながります。走行ルートを効率化することで、移動時間を短縮し、より多くの業務に時間を割くことが可能です。また、GPSによる自動記録機能を活用すれば、手動での記録作業が不要となり、管理工数を削減できます。このように、業務効率化に直結するツールとして、企業の生産性向上に役立ちます。

法令遵守に役立つ

GPSを活用することで、企業は法令遵守に必要な記録をより適切に管理することも可能です。例えば、運行記録や労働時間の管理が正確に行えるため、道路交通法や労働基準法への対応がスムーズになります。これにより、万が一の監査やトラブル時にも、適切な対応が可能です。

従業員の安否確認が迅速におこなえる

緊急時における従業員の安否確認も、GPSの大きなメリットの一つです。リアルタイムで車両の位置情報を把握できるため、災害や事故が発生した場合でも迅速な対応が可能です。これにより、従業員の安全を守るだけでなく、企業の信頼性向上にもつながります。

従業員のメリット

社用車にGPSを設置することは、従業員にとっても多くのメリットがあります。業務負担の軽減や柔軟な働き方の実現を通じて、業務効率化だけでなく、働きやすい環境づくりにもつながります。

以下では、従業員にとっての具体的なメリットについて詳しく説明します。業務の負担を軽減する仕組みや、柔軟な働き方がどのように実現できるのかを解説していきます。これらのメリットを活かすことで、従業員と企業双方にとって効果的な車両管理が可能となります。

業務負担を軽減できる

社用車にGPSを設置することで、従業員の業務負担を大幅に軽減できます。例えば、GPSのリアルタイム追跡機能により、移動中の状況を簡単に把握できるため、上司や管理部門への逐一の報告が不要になります。また、効率的なルート計画を立てられることで、無駄な移動時間が減少し、業務時間内でのタスク処理がスムーズになります。

さらに、業務における手動での記録作業が不要になるため、余計な負担を減らせます。このように業務効率化が進むことで、長時間労働の削減にもつながり、従業員のワークライフバランス改善が期待できます。

柔軟な働き方ができる

GPSの活用により、従業員は柔軟な働き方を実現できます。例えば、移動中の状況を管理部門が把握できるため、遠隔でのサポートが可能になります。その結果、従業員は安心して現場での作業に集中することができます。

また、出先での仕事が効率化するため、業務後の時間を有効活用することができます。これにより、必要に応じたリモートワークや直行直帰といった柔軟な勤務形態を実現しやすくなります。従業員の働き方の自由度が増すことで、モチベーションや生産性の向上にもつながります。

4. 社用車管理にGPSを活用するデメリット

GPSの導入は多くのメリットをもたらす一方で、デメリットをもたらし得ることも考慮する必要があります。主に、従業員が抵抗感を抱く場合や、導入・運用コストの負担が挙げられます。これらのデメリットは、適切な運用方法やコスト管理を行うことで軽減することが可能です。

以下では、具体的なデメリットとその対策について詳しく解説していきます。デメリットを把握した上で運用することが、GPS導入の成功につながる重要なポイントです。

従業員が抵抗感を抱く場合がある

社用車にGPSを設置することに対し、従業員が抵抗感を抱くケースがあります。その主な理由として、自身の行動が常に監視されていると感じることが挙げられます。特に、プライバシー侵害の懸念や信頼関係の低下を心配する従業員も少なくありません。

このような抵抗感を軽減するためには、GPSの設置目的や利用範囲を事前に明確に説明し、従業員の理解と同意を得ることが重要です。また、業務時間外には追跡を行わないといった運用ルールを設けることで、従業員が安心して業務に取り組める環境を整えることが求められます。

設置には一定のコストがかかる

GPSの設置には、初期費用や運用コストが発生します。具体的には、GPSデバイスの購入費用、設置作業にかかる費用、さらに月額利用料などが含まれます。これらのコストは導入する台数や選択するサービス内容によって異なりますが、企業にとっては負担になる場合があります。

ただし、GPSの選び方や使い方を工夫すれば、長い期間で見ると、経費を減らしたり、業務を効率化したりすることで、コストを上回るメリットが生まれる可能性があります。導入前にコストと効果を十分に比較検討し、自社に最適なプランを選ぶことが重要です。

5. GPSを設置する際に注意したいこと

社用車にGPSを設置する際には、従業員や関係者の理解を得ることが不可欠です。設置目的を明確にし、GPSのメリットや使用ルールを説明することで、従業員の不安や抵抗感を軽減できます。また、導入後のサポート体制を整えることも大切です。

例えば、GPSを業務効率化や安全管理のために使用する意図を説明し、従業員の協力を得ることが求められます。また、導入後は定期的に運用状況を確認し、従業員からのフィードバックを受けることで、GPSの活用効果を最大化できます。これらの配慮により、社内での信頼関係を維持しつつ、円滑な運用が可能になります。

6. 社用車にGPSを設置するためのツールの種類

社用車にGPSを設置する方法にはいくつかの選択肢があります。それぞれの特徴を理解し、ニーズに合ったツールを選ぶことが大切です。以下に代表的な3つの例を挙げます。

◾️ドライブレコーダー：映像記録機能に加え、GPS機能を搭載しているモデルがあります。運転状況の可視化が可能で、安全運転の促進に役立ちます。

◾️GPS追跡アプリ：スマートフォンやタブレットにインストールして使用するアプリです。導入コストが比較的低く、小規模なチームでの活用に適しています。ただし、スマートデバイスの紛失リスクには注意が必要です。

◾️車両管理システム：複数の車両を効率的に管理するのに最適なシステムです。GPS機能のほか、リアルタイム追跡や運行データの分析機能が充実しており、車両に関するさまざまなデータを一元管理したい中規模から大規模の企業に向いています。

これらのツールを活用することで、業務効率化やコスト削減を実現できます。特に車両管理システムは、社用車管理を包括的にサポートするため、効率性を重視する企業におすすめです。次項では、このシステムを選ぶ際のポイントを解説します。

尚、GPS搭載の車両管理システムの特徴については以下の記事を参考にしてください。

7. GPS搭載の車両管理システムを選ぶポイント

車両管理システムを選ぶ際には、企業のニーズに合わせた適切なシステムを選択することが重要です。GPS搭載の車両管理システムは、車両の位置情報を把握するだけでなく、業務効率化やコスト削減、安全性向上といった幅広いメリットをもたらします。

しかし、すべてのシステムが同じ性能や機能を備えているわけではありません。そのため、具体的な選定ポイントを押さえ、企業にとって最適なシステムを導入することが求められます。以下では、特に注目すべき「機能や費用面」と「GPS車載端末の種類・取り付けやすさ」について詳しく解説します。

機能や費用面

車両管理システムを選ぶ際には、GPSの機能や費用面に注目することが重要です。まず、GPSの性能として、リアルタイムでの位置情報追跡や走行ルート記録、運転診断機能が搭載されているかを確認しましょう。これらの機能は、業務効率化や安全性向上に直結します。

費用面では、初期費用や月額利用料、メンテナンスコストを比較検討する必要があります。また、導入した際の費用対効果を具体的にシミュレーションし、業務効率化によるコスト削減効果と比較することが大切です。過剰な機能を持つ高額なシステムよりも、必要十分な機能を持つシステムを選ぶことがポイントです。

GPS車載端末の種類・取り付けやすさ

GPS車載端末を選ぶ際は、その種類と取り付けやすさも重要なポイントです。端末には、一体型のシンプルなデザインのものや、複数の機能がモジュール化されたタイプがあります。それぞれの企業ニーズに合ったものを選びましょう。

また、取り付け作業が簡単な端末であれば、導入時の手間やコストを削減できます。さらに、車両に負担をかけずに設置できる軽量でコンパクトな端末を選ぶと、運用しやすくなります。このような点を考慮することで、社用車管理がスムーズに行える環境を整えることができます。

尚、社用車を選ぶポイントについて詳しくは以下の記事をご覧ください。

8. MIMAMO DRIVEなら社用車管理業務を効率化できる

MIMAMO DRIVEは、GPS社用車管理に最適です。リアルタイムな位置情報把握と効率的な車両管理機能により、業務効率とコスト削減を両立します。特に、複数車両を管理する企業にとっては、その利便性と機能性から高い評価を得ています。

このシステムは、GPS機能だけでなく、走行ルートの記録や安全運転の診断機能を搭載しており、従業員の運転スキル向上や安全性の確保にも役立ちます。また、導入時にはサポート体制が整備されており、スムーズに運用を開始することが可能です。

次章では、「MIMAMO DRIVE」が提供する具体的な機能や導入メリット、実際の活用事例について詳しく解説します。このシステムを導入することで、企業の車両管理業務はより効率的かつ安心なものとなるでしょう。

MIMAMO DRIVEとは

MIMAMO DRIVEとは東京海上スマートモビリティが提供する、車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。シガーソケット型端末を車両に搭載するだけで、管理者は車両を一元管理できます。

MIMAMO DRIVEでは、日報の自動化に加えてアルコール検知器の測定結果の写真や数値も、日報と一緒に一元管理する機能を搭載しています。そのほか、リアルタイムでの走行状況をマップで確認できたり、走行距離を自動で記録できたりする便利な機能が多数あります。

「月報・日報を書く時間がない」
「紙媒体で管理していた煩雑な車両の使用状況を効率的に管理したい」
「事故のリスクを減らす効果的な方法が知りたい」

そんなお困りごとを、MIMAMO DRIVEなら解決できます。

ほかにも急ブレーキや急カーブなどの発生地点も確認できる機能があり、運転者に安全運転指導ができるので事故防止にもつながります。

東京海上グループは、お客様や地域社会の“いざ”をお支えするというパーパスを掲げ、100 年以上に わたり自動車保険をはじめとする様々な保険商品を提供してきました。
MIMAMO DRIVEは東京海上グループが長年培ってきた安全に関するノウハウに基づき運転者の走行を数値化し、アドバイスします。運転評価やランキング、運転性向上など、安全指導に活用できる機能を搭載しています。

社用車管理にMIMAMO DRIVEを導入するメリット

MIMAMO DRIVEは車両管理に関する重要な情報を一元管理できます。

• アルコールチェックの測定結果と日報を一元化
• ペーパーレス化により管理作業時間を短縮
• リアルタイムで位置情報を可視化し、管理業務を効率化
• 運転者の安全運転意識と運転マナーの向上
• 全車両の車検や保険の更新漏れを防止

上記のメリットに加え、MIMAMO DRIVEは、運転者がスマホから入力可能なところも運転者が漏れなく記録できるポイントです。例えば、スマホからなら直行直帰や出張などで営業所に立ち寄れない場合でも、アルコール検知器による測定結果をその場で日報にあげることができます。とくに遠隔の場合は、紙媒体だと車両に持ち込み忘れたり、紛失したりする恐れがあります。MIMAMO DRIVEなら、遠隔でも運転者が記入したかどうかを確認することができ、記録簿の紛失の心配もいりません。

導入事例

乳製品の卸売販売と小売店舗を営む永島牛乳店様の事例をご紹介します。永島牛乳店様では、取引先への商品の納品用に5台の社用車を所有しています。運転者の自損事故をきっかけにMIMAMO DRIVEを導入しました。

リアルタイムで車両の位置情報を把握できるため、運転者が出発後に追加注文が入った際にも、代わりに動きやすい運転者を見つけて効率よく指示出しができるようになりました。また、納品時間を気にされる取引先へのご案内もスムーズにできており、全体を通じて、管理者の負担削減につながっています。

ガソリンスタンドの運営と燃料の卸販売、ビルメンテナンス業を営む手塚商事様の事例をご紹介します。導入前は、運転者の日報の手書きによる記載ミスが発生していました。MIMAMO DRIVEの導入により、日報の作成が自動化され毎日の作業時間を30～40分短縮できています。

また、車両管理も車検満了日などは管理表を作成し運用していましたが、台数が多く負担を感じていました。導入後はMIMAMO DRIVEで一元管理し、業務の効率化を実現しています。

9. まとめ

社用車にGPSを設置することで、業務効率化やコスト削減、安全性向上といった多くのメリットが得られます。一方で、従業員の抵抗感や導入コストといったデメリットもあるため、導入前に十分な検討が必要です。適切な運用と従業員への説明を徹底することで、デメリットを最小限に抑え、メリットを最大化することが可能です。

また、GPSの活用には、目的に合ったツールやシステムの選定が重要です。ドライブレコーダーやGPS追跡アプリ、車両管理システムといった選択肢を比較検討し、自社に最適なものを選びましょう。特に、効率性を重視する企業には車両管理システムがおすすめです。

本記事の内容を参考に、社用車管理を効率化する最適な方法を見つけていただければ幸いです。社用車GPSの導入が、企業の成長や従業員の働きやすい環境づくりに寄与することを期待しています。