社用車の効率的な運行管理におすすめの車両管理システム。業務負担を軽減するために導入を検討する企業も多いのではないでしょうか。この記事では、車両管理システムの主な機能やメリット、システムの選び方を解説。豊富にある車両管理システムの中から、自社に最適なシステムを導入するためのヒントを紹介します。
車両管理システムとは、車両管理業務を効率化できるツールのこと
車両管理システムは、事業所や営業所が業務で使用する社用車を一元管理できるシステムです。車両の位置情報の追跡や運行記録の管理、車両のメンテナンス管理など、さまざまな機能が搭載されており、業務に組み込むことが可能です。
車両管理システムを活用し、管理者や運転者の業務負担を軽減することも期待できます。2022年4月以降、白ナンバー車両（注1）に対するアルコールチェックが義務化されたことによる業務量の増加に伴い、車両管理システムを導入する企業も増えてきています。
注1：自家用車や社用車として利用される自動車に取り付けられる、白地に緑の文字のナンバープレートのこと。なお、黄色ナンバーの軽自動車もここでいう白ナンバーに含まれます。
そもそも車両管理とは
車両管理は、社用車を適切に保守・運用するための業務全般を指します。車両管理の対象は、トラックやバスなどの緑ナンバー（注2）の車両や、商品の搬入や営業目的に使用される白ナンバー車両（自家用自動車）です。所有している車両に限らずリース車両も管理の対象に含まれます。
注2：運送業許可を取得した事業者に交付され、運送業に使用する営業車両に取り付けられる、緑地に白い文字のナンバープレートのこと。
交通事故の防止、車両のコスト管理、法令順守の観点から車両管理の業務は多岐にわたります。
これらの車両管理業務は、運行管理者や安全運転管理者が中心となって遂行します。
車両管理システムの必要性
車両管理は従来、紙やExcelでの管理となっていることが多く、業務が煩雑化しやすいことが課題となっていました。また、車両管理システムを導入している企業でも、ドラレコやデジタコがメインで、車両管理業務を大幅に省力化できるシステムではありませんでした。
昨今では、車両管理システムの機能拡張により、記録を自動作成できることをはじめ、配送・運行する車両のリアルタイムでの運行管理、アルコールチェックの管理、運転日報の自動作成など、効率よく一元管理できます。
そして、目に見える業務の効率化のみならず、運転業務や管理業務の課題を洗い出し、これまでの業務を改善させるきっかけにもなります。車両管理システムは、現代の車両管理業務に不可欠な価値を見出しており、システムの種類も需要とともに増えつつあります。
車両管理の重要性や業務内容は以下の記事を参考にしてください。
車両管理とは？重要性と業務ポイントを紹介
車両管理とは、企業や組織で所有・使用する車両の安全性、効率性、法令遵守を確保するための管理業務です。この記事では、車両管理の重要性や業務のポイント、社内で効率的に運用するための方法を紹介します。
車両管理システムの主な機能6つ
車両管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。ここでは、車両管理システムの主な機能を紹介します。
導入を検討する際には、自社の課題を解決できる機能が搭載されているかを確認しましょう。
1．車両モニタリング機能
車両モニタリング機能は、リアルタイムで稼働中の車両の位置情報を表示させ、管理できる機能です。
実際の走行ルートにおけるスピード、走行時間、走行距離などの確認が可能で、システムによっては、効率的に移動できる最適ルートを提案する機能も搭載されています。管理業務の効率化のみならず、従業員の生産性の向上にもつながるため、運転者の多い職場では重宝される機能となるでしょう。
2．日報・月報の自動作成機能
日報・月報の作成および管理は、業務工数がかかります。車両管理システムの機能にはこれら書類の自動作成機能が搭載されている場合が多く、管理者や運転者の業務負担を削減できます。
具体的には、走行距離や走行時間などの移動情報を自動的に日報に反映させ、日報作成を効率化。必要に応じて停車時の活動や荷卸しの情報の入力もできます。データの出力も、CSV出力・Excel出力・印刷など様々な形式に対応しているシステムが多く、ニーズに合わせて最適な運用を実現できます。
また、日報・月報が自動作成されることで、行動履歴から業務を見直しやすい側面もあり、運転業務の改善につながります。
3．車両の予約・実績管理機能
社用車を使用する際に予約が必要な企業もあります。車両管理システムには、運転者が車両の空き状況を確認し利用予約できたり、予約を変更できたりする機能が搭載されている場合が多いです。
また、車両の移動記録から、車両の稼働実績も把握できます。システムによっては、自動でグラフ化してくれるシステムもあり便利です。予約・実績管理をシステムで一元管理すると、稼働状況だけでなく、未稼働の車両も把握でき、車両管理の効率性を高める貴重な情報源となります。
4．車両情報の管理機能
車両管理システムの活用は、車両情報の一元管理をしたい場合にもおすすめです。車種、登録年度などの車両本体に関する情報や車検の期限、点検記録などの車両状況に関する情報をまとめて管理。有効期限が近づくと、運転者本人や管理者に通知が送信されるシステムもあります。
車両情報の管理は、管理台帳を作成して管理する方法もありますが、使用する車両の多い企業は、車両管理システムの中でも、検討すべき機能です。
5．アルコールチェック管理機能
法令遵守が求められるアルコールチェックの管理も車両管理システムの機能の一つに含まれます。アルコールチェッカーの検知結果や実施状況を管理できるだけでなく、未実施の場合には、通知が送信されます。
2022年4月の法改正により、アルコールチェックは白ナンバー車両のみを使用する事業所においても一定の要件を満たす場合には必ず実施しなければならないこととされたため、効率化を図りたいという需要が拡大しています。法令を遵守した実施手順で、正しくシステムを活用し、業務をスムーズに遂行するサポートとして役に立つでしょう。
6．安全運転サポート機能
安全運転サポート機能は、急ハンドルや急ブレーキを自動で検知し、運転者の運転傾向を可視化できる機能です。加えて、運転者のスコアや運転性向を算出し、運転技量の向上に向けたアドバイスに役立てることもできます。
また、運転者自身もヒヤリハットや潜在的な運転リスクの把握につながるため、この機能を長期的に活用できると、運転者の安全運転業務への意識向上を期待できます。
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車両管理システムを導入するメリット
車両管理システムを導入するとさまざまなメリットが得られます。ここでは以下のメリットに着目し、その詳細を解説します。
- 業務負担軽減
- 事故防止
- 経費削減
- 生産性向上
- 法令遵守
車両管理システムの導入には、費用がかかるため、どのような効果があるのか、費用対効果を把握しておくことが重要です。
業務負担軽減
前述のとおり、車両の管理業務は多岐にわたります。その中でも業務を自動化できるのは、イメージしやすい車両管理システムのメリットです。記録書類のペーパーレス化、アルコールチェック管理の一元化など様々な業務にかかる工数を削減できます。特に車両の台数が多い場合や、管理担当の人員が少ない場合は、業務の自動化を検討しましょう。
また、車両管理システムによるデータ管理が運転者に浸透すると、業務がスムーズに進み、業務時間の短縮にも効果的です。長時間労働は運転事故のリスクを高めるため、業務時間の短縮は労働環境の改善につながります。
事故防止
車両管理システムは事故防止にも効果的です。急ブレーキ、急発進などの運転操作を検知し、運転者や管理者にアラートを通知させることで、事故の防止につながります。さらに運転スコアを算出し、運転者の安全運転指導に役立ちます。
経費削減
運転業務にかかるコストは、人件費、燃料費、管理費などが挙げられます。車両管理システムの導入により、これらコストの適正な管理を実現できます。たとえば、車両管理システムの機能の一つに燃料消費の監視と管理を自動化する機能があります。不必要なアイドリングや効率の悪い配送・運行ルートの回避につながり、燃料コストを削減できるでしょう。
また、車両稼働状況を集計することで、車両台数の見直しも図れます。適切に車両管理システムを活用することで、経費削減効果も期待できるでしょう。
生産性向上
車両管理システムは、企業の生産性向上も期待できます。たとえば、リアルタイムで車両の位置情報や運行状況を把握することで、配送・運行ルートの最適化や業務の進捗管理が容易になり、素早い意思決定につながります。
また、勤務動態をデータで可視化できるようになると、各人員の活動状況から最適な人員配置を模索できます。成果につながる組織づくりのきっかけとなるでしょう。
法令遵守
車両管理システムは、法定点検やメンテナンス履歴の管理を容易にし、法令遵守の徹底に効果があります。法令で義務付けられている車両の点検を漏れなく実施に向けて、適切なタイミングで通知し、点検の実施を支援してくれます。
また、2022年4月から白ナンバー車両のみを使用する事業所でも一定の要件を満たす場合に義務付けられることとなったアルコールチェックも管理できる機能が搭載されているため、効率的な業務の遂行に役立てられます。
車両管理システムの選び方
車両管理システムには多くの種類があり、どのサービスを利用するか迷ってしまうこともあるでしょう。
- 機能面
- 料金体系
- 費用対効果
- デバイスの種類
ここでは、上記4つの比較ポイントを解説します。選定基準を設けておくと、サービスを比較して、自社に最適なものを選べるでしょう。
比較ポイント1：機能面
車両管理システムによって、搭載される機能が異なります。導入目的や課題を整理し、自社にとって必要な機能が備わっているかを確認しておく必要があります。特に、以下に挙げる機能面は、運用するうえでの利便性に関わるため、各社が提供するシステムを比較してみるとよいでしょう。
- 運転分析機能の有無やその仕様
- 安全運転管理機能の有無やその仕様
- レポート機能の有無やその仕様
- GPSの精度
- 運転者とのコミュニケーションの取りやすさ
長期でシステムの運用を定着させていくためにも、管理者だけでなく運転者も使いやすい機能を搭載することが不可欠です。また、搭載機能が増えるほど費用も高くなる傾向があるため、車両管理システムの導入で実現したいことを明確化し、必要な機能の優先順位を立てておくとよいでしょう。
比較ポイント2：料金体系
長期で車両管理システムを利用するにあたり、自社の予算に応じた料金および料金体系を選ぶことが重要です。費用相場は、車両台数によって変わります。初期費用は0円～、月額費用は数千円/1台としている車両管理システムが多いです。
これら費用に加えて、ドライブレコーダーなどの車載器に別途費用がかかります。車載器は、購入からレンタルかを選べる場合もあります。多くの車両管理システムは、導入前に無料のトライアル期間があるため、まずは使用感を確かめてみるのもよいでしょう。
比較ポイント3：費用対効果
費用に応じたメリットや効果を得られるのかを考えることも、自社に最適な車両管理システムを導入するうえで重要です。
たとえば、リアルタイムの位置情報や詳細な運行レポートが必要な場合、これらの機能を搭載したシステムが高価であっても価値があるかもしれません。あるいは、業務で使用しないであろう機能が搭載されているにもかかわらず、費用がかさんでしまうと費用対効果も見直す必要があるでしょう。
また、運転事故の防止や生産性の向上などは、ある程度、車両管理システムを導入したのちに得られる効果のため、運用期間も考慮する必要があります。
比較ポイント4：デバイスの種類
車両管理システムは、主に5つのデバイスの種類があります。それぞれの特徴を以下にまとめます。
| シガーソケット型 | 車内のシガーソケット（アクセサリーソケット）に差し込むタイプのデバイス |
|---|---|
| OBD-Ⅱポート型 | OBD-IIポートに直接差し込むタイプのデバイス |
| アプリ型 | スマートフォンやタブレットに専用アプリをインストールして使用するタイプ |
| ドラレコ型 | ドライブレコーダー機能と車両管理機能を統合したデバイス |
| デジタルタコグラフ型 | 大型トラックに設置が義務付けられており、車両の走行データ（距離、速度、運転時間など）を詳細に記録 |
デバイスの種類によって、費用や機能が異なるため、選定基準の一つとして着目してみてください。工事不要で、すぐに導入できるという点でシガーソケット型がおすすめです。
車両管理の効率化には「MIMAMO DRIVE」がおすすめ
MIMAMO DRIVEとは東京海上スマートモビリティが提供する、車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。シガーソケット型端末を車両に搭載するだけで、管理者は車両を一元管理できます。
MIMAMO DRIVEでは、日報の自動化に加えてアルコール検知器の測定結果の写真や数値も、日報と一緒に一元管理する機能を搭載しています。そのほか、リアルタイムでの走行状況をマップで確認できたり、走行距離を自動で記録できたりする便利な機能が多数あります。
「月報・日報を書く時間がない」
「紙媒体で管理していた煩雑な車両の使用状況を効率的に管理したい」
「事故のリスクを減らす効果的な方法が知りたい」
そんなお困りごとを、MIMAMO DRIVEなら解決できます。
ほかにも急ブレーキや急カーブなどの発生地点も確認できる機能があり、運転者に安全運転指導ができるので事故防止にもつながります。
東京海上グループは、お客様や地域社会の“いざ”をお支えするというパーパスを掲げ、100 年以上に わたり自動車保険をはじめとする様々な保険商品を提供してきました。
MIMAMO DRIVEは東京海上グループが長年培ってきた安全に関するノウハウに基づき運転者の走行を数値化し、アドバイス。運転評価やランキング、運転性向上など、安全指導に活用できる機能を搭載しています。
車両管理に「MIMAMO DRIVE」を導入するメリット
MIMAMO DRIVEは車両管理に関する重要な情報を一元管理できます。
- アルコールチェックの測定結果と日報を一元化
- ペーパーレス化により管理作業時間を短縮
- リアルタイムで位置情報を可視化し、管理業務を効率化
- 運転者の安全運転意識と運転マナーの向上
- 全車両の車検や保険の更新漏れを防止
上記のメリットのほかに、MIMAMO DRIVEは、運転者がスマホから入力可能なところも運転者が漏れなく記録できるポイントです。例えば、スマホからなら直行直帰や出張などで営業所に立ち寄れない場合でも、アルコール検知器による測定結果をその場で日報にあげることができます。とくに遠隔の場合は、紙媒体だと車両に持ち込み忘れたり、紛失したりする恐れがあります。MIMAMO DRIVEなら、遠隔でも運転者が記入したかどうかを確認することができ、記録簿の紛失の心配もいりません。
導入事例
乳製品の卸売販売と小売店舗を営む永島牛乳店様の事例をご紹介します。永島牛乳店様では、取引先への商品の納品用に5台の社用車を保有しています。運転者の自損事故をきっかけにMIMAMO DRIVEを導入しました。
リアルタイムで車両の位置情報を把握できるため、運転者が出発後に追加注文が入った際にも、代わりに動きやすい運転者を見つけて効率よく指示出しができるようになりました。また、納品時間を気にされる取引先へのご案内もスムーズにできており、全体を通じて、管理者の負担削減につながっています。
ガソリンスタンドの運営と燃料の卸販売、ビルメンテナンス業を営む手塚商事様の事例をご紹介します。運転者の日報の手書きによる記載ミスが発生していました。MIMAMO DRIVEの導入により、日報の作成が自動化され毎日の作業時間を30～40分短縮できています。
また、車両管理も車検満了日などは管理表を作成し運用していましたが、台数が多く負担を感じていました。導入後はMIMAMO DRIVEで一元管理し、業務の効率化を実現しています。
- MIMAMO DRIVE 資料紹介
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MIMAMO DRIVEは社有車に関する “経営者” “車両管理者” “運転者”皆様のお困りごとを解決する、 車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。サービスの概要や主な機能、活用事例を簡単にご紹介しています。サービスの導入をご検討されている皆様にぜひご覧いただきたい資料になります。
まとめ
車両管理業務は、細かい業務が多岐に渡るため、業務が煩雑化しやすいです。業務を効率化する、業務負担を軽減する、コア業務に集中したいなどの課題を抱える企業は、車両管理システムの導入を検討しましょう。
車両管理システムには、多くの種類があるため、機能・料金・デバイスなどの比較基準を設け、長期で運用できるサービスを選ぶことが大切です。
すぐ分かるパンフレット