車両管理

【完全版】企業を守る車両管理規程とは?作成のポイントや注意点、必須項目を解説

※この記事は2024年09月10日時点の法令を基に執筆しています。 【完全版】企業を守る車両管理規程とは?作成のポイントや注意点、必須項目を解説のサムネイル

車両管理規程は、従業員が業務中に使用する車両に関して定めるルールです。交通事故や車両の破損を防ぎ、企業のリスクを最小限に抑えるために、しっかりとした車両管理規程を設けることが重要です。

この記事では、車両管理規程の必要性や記載すべき必須項目、作成時の注意点について詳しく解説しています。

車両管理規程(規則)とは

車両管理規程とは、従業員が業務中に使用する車両に関して、企業が定めるルールのことを指します。従業員が事故を起こした場合、企業はその責任を負う可能性が高く、事故によるさまざまなリスクを回避するためにも、車両の利用方法や運用ルールを明確に定める必要があります。

車両管理規程は、一般に、社用車に限らず、業務で使用される車両全般に適用されます。緑ナンバーの物流トラックやバス、タクシーだけでなく、営業や送迎、軽い配送などに使われる白ナンバーの車両しか使用していない企業であっても、車両管理規程を定めておくことは有用です。また、レンタカーや従業員が業務に使用するマイカーについても、この規程が適用され得る点を把握しておきましょう。

車両管理規程の目的

車両管理規程とは、企業が保有する車両や従業員が業務で使用する車両の安全な利用を促進するために定める規則です。企業が交通事故などのリスクを管理し、従業員の安全を確保することです。

これにより、企業は社会的責任を果たすと同時に従業員が規則に基づいた行動を取りやすくなるため、事故や違反による経済的損失を最小限に抑えることが可能です。

車両管理規程の対象車両

下で説明する文章のイメージ図

車両管理規程の対象となり得る車両には、社用車、マイカー、レンタカー、自転車などが含まれます。社用車だけではなく、業務で使用されるマイカーやレンタカー、自転車も規程の対象とすることで、すべての移動手段において一貫した安全管理を行うことが可能になります。それぞれ詳しく説明します。

社用車

通常、対象となる社用車は、所有やリース契約の有無にかかわらず、企業で使用するすべての車両を含みます。車両管理規程では、社用車を業務外で使用しないことや事故時の対応などを明確にしておきましょう。

また、企業で使用する各車両の運転者をきちんと管理して責任の所在を明らかにしておくことも重要です。車両管理台帳の作成をして事故時の対応、車両の整備点検、修理に関する事項を明示しておきましょう。

マイカー

マイカーを使うとトラブルが起きやすいため、原則として禁止するのが望ましいです。もし禁止する場合は、そのことを車両管理規程にしっかり書いておきましょう。従業員が通勤や仕事でマイカー(自分の車)を使う場合、事故が起きたときに会社側が大きな責任を負う可能性があります。こうしたリスクを避けるために、マイカーの使い方について車両管理規程に詳しく書いておくことも検討しましょう。たとえば、以下のことを決めておくとよいでしょう。

  • 使用頻度
  • 使用範囲
  • 使用時間
  • 使用条件

また、万が一マイカーで事故が起きたときの賠償や、会社の責任についてもはっきりさせておきましょう。通勤中の事故は労災に認定される可能性があるので、任意保険に入っているかを確認し、保険証券を提出するルールを作っておくと安心です。

レンタカー

社用車を保持せず、コスト削減のために単発のレンタカーやカーリース、マンスリーレンタカーなどを使用する会社も少なくありません。その場合、社用車とは別に車両管理規程を定めておくことが重要です。

レンタカー使用を許可する基準や使用する際の届け出を明確にしておくことでリスク回避につながります。

自転車

自転車は軽車両に該当するため、通勤での使用を認める場合には、車両と運転者の管理が必要です。自転車の使用に関して車両管理規程を定める際には、自転車通勤の許可基準や届出、業務と私用の区分、安全教育、通勤ルールの作成、そして事故発生時の保険対応などを明確にする必要があります。これらを明確にしておくことで、自転車使用におけるトラブルを未然に防ぐことができます。

車両管理規程の重要性

下で説明する文章のイメージ図

車両管理規程を作成することは、事故や損害のリスクを防止するだけでなく、車両管理台帳の適切な管理につながります。また、従業員の安全を守ることと企業が社会的責任を果たすためにも必要不可欠です。

車両管理規程は物流トラックやバス、タクシーなどの運送車両の緑ナンバーから営業や送迎、軽い配送などに使われる白ナンバーまで、自社で使用するすべての車両に共通のルールを設けることが重要です。それぞれの重要性について解説します。

事故・損害の防止

車両管理規程は、従業員が交通事故を起こすリスクを減らすために大切です。もし、従業員が事故を起こして誰かにケガや損害を与えた場合、会社がその損害を賠償する責任を負う可能性があります。賠償金が高額になると、会社にとっても大きな負担となります。

さらに、社用車等で事故を起こすと、会社の社会的信頼にも影響を及ぼします。こうしたリスクを避けるために、車両管理規程をしっかり定めて、従業員の交通事故を防ぐことが必要です。

車両管理台帳の適切な管理が可能

車両管理規程を遵守するためには、必要な記録をしっかり管理する必要があります。車両管理規程を管理すると、必然的に車両管理台帳も適切に管理することが可能です。そのためには、車両管理規程に運転者台帳や車両管理台帳などの管理方法をしっかり書いておきましょう。

車両管理規程に関係する法令

車両管理規程を作成する際には、関連する法令にも注意が必要です。法令には、例えば民法第715条「使用者等の責任」と道路交通法第74条の3「安全運転管理者等」があり、企業にとって重要な法令です。この法律に基づき、安全運転管理者を選任し、運転前のアルコールチェックやながら運転の禁止などの管理を行う必要があります。それぞれの法令について解説します。

民法第715条「使用者等の責任」

車両管理規程は、従業員が業務中に事故を起こすと、「使用者責任」に基づき企業が損害賠償責任を負うことがあります。このような立場に立つ企業として、車両管理規程の作成は重要であると言えます。

(使用者等の責任)
第七百十五条 ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。
2 使用者に代わって事業を監督する者も、前項の責任を負う。
3 前二項の規定は、使用者又は監督者から被用者に対する求償権の行使を妨げない。

引用:民法第七百十五条

民法第715条に基づき、企業は従業員が業務中に第三者に与えた損害の賠償責任を負う可能性がありますが、少しでも事故発生のリスクや損害を軽減するためには、適切な監督や注意喚起を行うことが重要です。企業は車両管理規程を作成し、従業員に対して安全運転の徹底や事故時の対応方法を日頃から指導し注意喚起を行うことで、事故の回避に加えて、万が一の事故の際に損害を軽減できる可能性があります。

道路交通法第74条の3「安全運転管理者の選任」

安全運転管理者とは、企業が所有・管理する車両の安全運行を確保するために選任される者で、道路交通法第74条の3に基づき、企業が一定の台数以上の車両を使用する拠点(事業所)ごとに設置を義務付けられています。安全運転管理者は、年齢や運転管理の経験など、内閣府令で定められた資格要件を満たしていることが必要です。

選任された安全運転管理者の主な業務は、運転前後のアルコールチェックや、ながら運転(スマートフォンなどを使用しながらの運転)の禁止を徹底することです。また、従業員の健康状態の確認や安全運転に関する教育の実施も担当し、企業内の交通事故リスクを減らす役割を果たします。これらの業務を通じて、企業は従業員の安全を守り、社会的責任を果たすことが求められます。

車両管理規程に記載すべき9項目

車両管理規程には、最低限記載しておくべき9項目です。

  1. 安全運転管理者の選任(責任の所在について)
  2. 車両管理台帳の作成(車両の管理)
  3. 事故発生時の対応・費用負担
  4. 業務でのマイカー使用について
  5. 車両の点検・整備(社用車)
  6. 安全運転の確保
  7. 保険の加入条件
  8. 社用車の私的使用の禁止について
  9. 従業員が規程に違反した場合の罰則

順番に見ていきましょう。

1. 安全運転管理者の選任(責任の所在について)

まず、企業は、自動車を一定台数以上使用する事業所ごとに安全運転管理者を選任する必要があります。安全運転管理者は、従業員が道路交通法を遵守して運転するよう監督し、企業の車両運行を安全に保つ役割を担います。

安全運転管理者の選任は、社用車を5台以上使用する事業所のある企業等に対して義務付けられており、車両管理規程に安全運転管理者を選任する旨を明記することが重要です。また、安全運転管理者は選任後15日以内に公安委員会に届け出る必要があり、違反すると最大5万円の罰金が科される可能性があるため注意が必要です。

2. 車両管理台帳の作成(車両の管理)

車両管理台帳は、社用車を適切に管理していることを証明するためのものです。台帳には、車両を特定するための情報や、車両の状況を把握するための詳細な項目を記載します。

【車両を特定するための情報】

  • 車名
  • 車種
  • 型式
  • ナンバー
  • 車体番号

【車両の管理状況を把握できる情報】

  • 車検日
  • 点検日
  • 保険の有効期限
  • 整備業者名

これにより、車両の状態を正確に管理し、適切なメンテナンスや更新を行うことが可能です。車両管理規程には、この台帳の作成と管理について必ず記載しておきましょう。

3. 事故発生時の対応・費用負担

社用車等で交通事故や違反が発生した場合、迅速で適切な対応が求められます。車両管理規程には、事故や違反発生時の報告手順、処理方法、そして責任の所在について明確に記載しておくことが重要です。

また、従業員と会社の費用負担の仕方も明示する必要があります。一般的に、交通違反による罰金や費用は従業員が負担し、交通事故による損害は会社が負担することが多いですが、従業員に重大な過失があった場合は例外的な対応を要する場合があります。

こうした例外事項も含め、費用負担のルールを事前に定めておくことで、トラブルを防ぎ、会社の損失を最小限に抑えることが可能です。

4. 業務でのマイカー使用について

マイカー使用を許可する際には、以下の項目を記載し、従業員に周知することが重要です。

使用頻度:どのくらいの頻度でマイカーを業務に使用するかを明示。
使用範囲:業務で使用する際の移動範囲や、業務外での私的使用を禁止する範囲を規定。
使用時間:業務中にのみマイカーを使用することを許可する時間帯を定め、私用との混同を防止。
使用条件:マイカーを業務で使用する際の保険加入状況や、車両の点検・整備条件を明確にし、万が一の事故に備える。

企業が従業員にマイカーを業務で使用させる場合は、リスク管理を徹底するために明確な規程を設ける必要があります。また、通勤時にマイカーを使用する場合、事故が発生した際に労災認定される可能性があるため、従業員には任意保険の加入と保険証券の提出を義務づけ、企業側のリスクを最小限に抑えることが重要です。

5. 車両の点検・整備(社用車)

社用車の安全運行を確保するためには、定期的な点検と整備が欠かせません。車両管理規程には、車検、定期点検、日常点検の実施スケジュールや点検結果の報告方法を明記し、従業員がこれを遵守するよう徹底することが求められます。

例えば、車両の使用前後に運転者が日常点検を行い、異常がないことを確認する義務を定めることが考えられます。また、法定点検の実施期限を守るだけでなく、企業独自の基準を設け安全管理を行うことで、社用車の安全性を常に保つことができます。これにより、事故リスクを軽減し、従業員の安全を確保することが可能です。

6. 安全運転の確保

従業員が安全運転を心がけるためには、具体的な禁止事項を明確にすることが重要です。車両管理規程には、無免許運転、免許失効、飲酒運転、最高速度の違反、ながら運転などの禁止事項を詳細に記載し、これらの規則を徹底して守るようにします。

また、定期的な交通安全教育を実施し、従業員の安全運転意識を高める取り組みも必要です。運転は管理者の目が届かない場面が多いため、従業員自身が自主的に安全運転を心がけられるようにしましょう。加えて、安全運転に関する表彰制度を導入し、職場全体の安全意識を向上させることも有効です。

7. 保険の加入条件

企業が保有する車両には、自動車損害賠償責任保険(自賠責保険)への加入が法律で義務づけられていますが、任意保険の加入条件についても明確に規定することが重要です。車両管理規程には、任意保険の保険料や補償内容、加入手続きの方法などを記載します。

たとえば、業務に使用する車両が事故を起こした際、十分な補償が受けられるよう、適切な保険に加入しているかどうかを確認します。万が一の事故や損害に対して企業が十分な備えを持つことができ、リスクを最小限に抑えることが可能です。

8. 社用車の私的使用の禁止について

社用車の私的使用は禁止されるべきであり、そのルールを明確に定めることが重要です。車両管理規程には、私的使用を厳しく禁じる旨を明記し、従業員に対してルールを徹底します。

たとえば、業務時間外や業務外の目的で社用車を使用することは一切禁止とし、違反があった場合には、適切な処罰が科されることを明示します。そうすることで、社用車が適切に管理され、無駄なコストやリスクを回避することができます。

9. 従業員が規程に違反した場合の処分

従業員が車両管理規程に違反した場合、処分を行うことで企業の秩序を維持し、安全意識を高めることができます。しかし、車両管理規程にあらかじめ罰金を科す旨を定めることは、労働基準法第16条に抵触し、違法とされる可能性が高いです。代わりに、減給や降格、厳重注意などの処分を科すことが可能ですが、そのためには事前に車両管理規程や就業規則に明記しておく必要があります。

労働基準法第91条では、減給は一回の額が平均賃金の一日分の半額を超えず、総額がその賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えない範囲内で行うことが認められています。また、従業員が規程に違反した際には、減給以外にも、降格や厳重注意などの処分を行うことができます。

処分を科す際には、罰金ではなく減給といった法に準じた形で行うことが重要です。従業員に対する処分の内容は、必ず車両管理規程や就業規則に明記し、事前に従業員に周知しておくことで、トラブルを未然に防ぎ、適正な対応を取ることができます。

車両管理規程の運用ポイント

車両管理規程を効果的に運用するためには、従業員への周知徹底と定期的な規程の見直しが重要です。まず、規程が作成された後は、全従業員に対して内容をしっかりと説明し、従業員が規程を理解し遵守できるようにします。これにより、事故や違反のリスクを未然に防ぎ、安全な車両管理体制を構築することができます。

また、規程は一度定めたままにせず、業務内容や法令の変更に応じて定期的に見直す必要があります。時代の変化や新たなリスクに対応するために、規程を適宜更新し、常に最新の状態を保つことで、企業の安全運行と法令遵守を強化することができます。周知と見直しを繰り返すことで、車両管理の有効性が保たれ、企業全体の安全意識を向上させることが可能です。

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まとめ

車両管理規程を整備することは、企業が従業員の安全を守り、リスクを適切に管理するために欠かせない重要な取り組みです。車両の運行におけるリスクを最小限に抑え、事故や違反を防ぐためには、明確な規程の作成と従業員への周知徹底が必要です。また、規程の定期的な見直しによって、業務の変化や法令改正に対応し、常に最新の安全対策を維持することが求められます。

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