車両管理台帳とは、企業が使用する車両の情報を一元管理するツールです。リスクマネジメントやコスト管理、従業員の安全を守る目的で作成します。「車両管理台帳を作成したいけれど、記載項目や書き方がわからない」「車両管理台帳のテンプレートが欲しい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか？
本記事では、車両管理台帳の作成目的や記載項目、書き方について網羅的に解説します。車両管理台帳のテンプレートもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
【Excel】アルコールチェック記録簿テンプレート
法令で定められた8項目をすべて満たしたアルコールチェック記録簿のExcelテンプレートです。
1つのシートに運転前と運転後の両方を記録することができ、記録できる項目は『運転者氏名』『確認者氏名』『車両番号等』『確認日時』『確認方法』『確認結果』『指示事項・その他必要事項』といった項目が記録できます。
※この記事は2024年08月12日時点の情報を基に執筆しています。
車両管理台帳とは、企業が使用する車両の情報を一元管理するツールです。具体的には車両購入日やナンバープレート番号といった車両情報や、走行距離や故障歴、メンテナンス歴などの使用状況、保険加入状況や保険適用期間などの情報を記載します。
車両に関する情報を車両管理台帳にひとまとめにすることで、効率的かつ適切な車両管理をすることが可能です。たとえば車両の状況を把握できれば、適切なタイミングで点検や修理を行えます。また、保険の加入状況を確認して、失効前に契約更新手続きを行うことも可能です。このように車両管理台帳は、企業の車両管理を効率化することに役立ちます。
車両管理台帳の作成は義務化されていません。しかし、安全かつ効率的な車両の活用のためにも車両管理台帳は作成すべきでしょう。
車両管理台帳は、車両の使用状況やメンテナンスの記録、保険の情報を一元的に管理するためのツールです。企業は車両の安全性を確保しつつ、効率的な運用をするため、車両管理台帳を作成します。車両台帳を作成する主な目的は、以下の3つです。
本項では、それぞれの目的について解説します。
車両管理台帳を作成する目的として、リスクマネジメントが挙げられます。車両の状態や点検結果を管理することで、故障や整備不良による事故を減らすことに繋がります。また、点検結果を記録することは、整備点検義務を果たすことにもつながります。
また、車検切れや自賠責保険・任意保険の付保漏れといったリスクも回避することが可能です。たとえば、車検切れに気づかず公道を走ったり、自賠責保険の更新を失念したまま自動車を運行したりすると、法的責任を問われるおそれがあります。
事故による損害賠償や企業の社会的信頼の失墜等のリスクを減らすためにも、車両管理台帳を用い、車両の詳細の情報を保持することは重要です。
企業にとって、車両の運用コストは決して無視できない経費です。具体的にはガソリン代や保険料、整備費用、駐車代など多岐にわたる費用が発生します。車両管理台帳は、コスト管理においても重要な役割を果たします。
例えば、各車両のガソリン代や月間走行距離、整備履歴などの情報をもとに、車両の運用に伴うコストを分析することが可能です。各車両の使用状況を詳細に把握し、不必要なコストを削減することもできます。
また、車両管理台帳に記録することで、コストの見直しや比較をする際に、確認したい数字を見つけやすくなるでしょう。適切なコスト管理を行うためにも、車両管理台帳は重要といえます。
従業員の安全を確保することも、車両管理台帳を作成する目的の一つです。車両管理台帳を作成することは、車両管理を徹底することにつながります。車両整備や点検情報などを記録することで、車両不良による事故や故障のリスクを減らすことが可能です。
車両管理を怠れば車両運行時の安全性が損なわれ、従業員の健康や命に影響を及ぼす場合があります。企業には従業員の安全と健康を守る義務があるため、車両管理台帳の作成を通して、車両管理を徹底することが重要です。
車両管理台帳に記載する項目は、大きく分けて以下の3つが挙げられます。
本項ではそれぞれの項目を具体的に解説します。車両管理台帳を活用するためにも、記載が必要な項目を理解したうえで作成を進めてください。
車両管理台帳に記載する項目として、車両を特定する情報が挙げられます。登録番号や車名などを記載することで、企業が使用する複数の車両を効率的に管理できます。各車両の状況を即座に把握できる状況にしておくと、車検やリースの更新などもスムーズに行えるでしょう。
車両を特定する情報として、以下の項目を記載するのが一般的です。
| 登録番号（車両番号） | ナンバープレートの番号を記載 |
|---|---|
| 自動車メーカーと車名 | 車両の自動車メーカーと車名が誰でもわかるように明記 |
| 色 | 車体のカラーや特徴を記載 |
| 型式 | モデルや車種などを分類した番号も記載 |
| 車台番号 | 車検証または車体に刻まれている番号を記載 |
| 登録年月・番号 | 運輸支局に登録した年月を記載 |
| 定員数 | 乗車定員数を記載 |
| 購入日および購入先 | 車両を購入した年月と購入した店舗・会社名を記載 |
| 新車・中古車区分 | 新車か中古車かを明記 |
| リース会社・担当者 | リースした契約会社と契約時の担当者 |
| 購入またはリース料金 | 購入・リース契約にかかった料金 |
| 廃車年月日 | 廃車にした年月日、またはリース契約を解約した年月日 |
普段から車両の情報を管理することで、必要な手続きを迅速に進められます。いざという時のために車両を特定する項目を記載すること、情報を常に最新の状態に保つことを意識しましょう。
車両の使用状況を把握する項目は、大きく分けて以下の3つに分けられます。
具体的な内容は、以下のとおりです。
＜車両・整備状況にかかわる項目＞
| 車検有効期限 | 車検満了日を記載 |
|---|---|
| 定期点検記録 | 定期点検の実施内容を記載 |
| 整備工場名 | 点検・整備を実施した工場名・住所・連絡先を記載 |
| 整備状況 | 整備後の状況を記載 |
＜修理・事故状況にかかわる項目＞
| 修理歴 | 修理箇所や修理の原因を記載 |
|---|---|
| 事故発生状況 | 事故が発生した日時・場所・天気などを記載 |
| 事故概要 | 事故の状況や発生原因、事故を起こした従業員名を記載 |
| 事故処理の状況・結果 | 事故後の処理・結果を詳細に記載 |
＜使用者・管理者にかかわる項目＞
| 使用部署 | 車両の使用部署を記載 |
|---|---|
| 運転者 | 車両を運転する従業員名を記載 |
| 変更履歴 | 部署・使用者・管理者などの変更履歴を記載 |
上記の項目を詳細に記載することで、車両の状態を常に把握できます。内容を見ながら適切なメンテナンスをしたり、車両の使用を見合わせたりすることが可能です。事故や故障のリスクを減らし安全性を保つためにも、記載することをおすすめします。
車両管理台帳を用いて車両保険情報を一元管理すると、事故発生時の対応をスムーズに行えます。契約した保険会社や保険内容、保険期間などを記載し、万が一のときに速やかに保険手続きを進められるようにしましょう。車両保険に関する記載項目は、以下の通りです。
＜自賠責保険＞
| 保険期間 | 契約日時と満了日を記載 |
|---|---|
| 保険会社 | 契約した保険会社名を記載 |
| 証券番号 | 証券番号を記載 |
| 保険金額 | 保険事故発生時に支払われる保険金額を記載 |
＜任意保険＞
| 保険期間 | 契約日時と満了日を記載 |
|---|---|
| 保険会社 | 契約した保険会社名を記載 |
| 証券番号 | 証券番号を記載 |
| 保険金額 | 保険事故発生時に支払われる保険金額を記載 |
| 保険代理店 | 保険代理店を利用した場合は代理店情報を記載 |
| 保険内容 | 保険名や保険適用条件などの詳細を記載 |
日本では、自動車損害賠償責任保険・共済(自賠責保険・共済)の加入が法律で義務付けられています。保険の有効期限切れに気づかず車両を運転すると、懲役や罰金、免許停止といった処分の対象となり得るため、十分な管理が必要です。任意保険は、保険会社名や保険内容、保険金額、保険期間などを明記し、適切な補償が受けられる状態を確保しておきましょう。
車両管理台帳には、明確な保存期間が定められていません。しかし、車両の状況や保険情報を把握するため、あとから内容の確認が必要になる可能性も考えられるでしょう。万が一に備えて、ある程度の期間保存しておくと安心です。
それぞれ様式が異なるため、使用しやすいものをご活用ください。
車両管理の実施は、従業員や車両の安全を確保するために欠かせません。しかし、管理業務には課題があります。具体的には「定期点検の実施」と「整備履歴の管理」の2点です。
車両の定期点検は、故障や事故のリスクを軽減します。安全性を高めるのに重要な業務といえますが、定期点検を行うには、すべての車両の点検スケジュールを把握することが必須です。所有する車両の数が多いほど、スケジュール管理が煩雑になるため、適切な車検の実施が難しくなります。
次に、整備履歴の管理です。車両の状態を適切に把握し、予防整備を行うには、整備履歴の適切な管理が欠かせません。しかし、手書きや手入力で記録したり、データが分散したりしていては、履歴の追跡や分析が困難になるでしょう。
このような車両管理業務の課題を解決するには、車両管理システムの活用を検討するのがおすすめです。システムで点検スケジュールの管理を行えば、点検漏れを防ぎやすくなります。自動通知機能が搭載されているシステムもあるでしょう。人が直接目視で管理するよりも、効率的かつ確実に点検スケジュールを管理することが可能です。
また、整備履歴を一元管理し、過去の整備内容や次回の整備予定を確認することもできます。車両管理システムを活用すれば、車両管理業務を効率化でき、なおかつ事故のリスクを低減できるでしょう。
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車両管理台帳は、企業にとって欠かせないツールです。適切な車両管理台帳を作成し活用することで、リスクのマネジメントやコストの把握が可能になり、結果として企業の運営効率を大幅に改善できます。
特に、車両管理台帳を用いることで、車両の使用状況や保険情報を一元管理できるのは大きなメリットです。定期点検や保険更新を計画的に実行でき、車両のトラブルや法的な問題を未然に防ぐことにつながります。こうした取り組みが、結果として企業の信頼性向上につながるのは間違いありません。
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企業にとって、車両管理台帳の導入は、単なるコスト削減だけでなく、従業員の安全と法令遵守を確実にするための重要なステップといえるでしょう。
すぐ分かるパンフレット