動態管理とは？仕組みやメリット、おすすめのシステムや導入時の注意点まで解説！

1. 動態管理とは、車両や運転者の位置情報をリアルタイムで記録・管理すること

動態管理の動態とは、時間とともに変化してゆく状態、または物事の動いている状態という意味です。
この記事で紹介する動態管理は、車両の位置情報や状態（どんな動きをしているか、何の業務を行っているかなど）をリアルタイムに記録・管理することを指します。

動態管理を行い、位置情報データを集約すれば到着予想時間や到着遅延の有無を把握したり、走行距離や稼働時間を管理したりすることができ、余計な時間のロスを減らせます。

運行管理や車両管理との違いは？

動態管理に似た言葉に運行管理と車両管理という言葉があります。
それぞれどのような意味があるかを順番に見ていきましょう。

運行管理

運行管理とは、天候や道路工事の有無などの条件を踏まえた上で、車両の運行を効率的かつ安全に管理することです。非効率なルートを選んで運転していると、納期などに間に合わなくなることもあるでしょう。そうなれば会社の信用が下がったり、余計な費用がかかったりします。
運行管理の徹底は会社の信用や利益を守ることにもつながります。

車両管理

車両管理とは企業が保有している車両を効率的かつ安全に管理する業務のことです。具体的には運転者や各車両を管理する日報の作成や車両の点検や整備などを指します。問題のある車両で運行すれば、大きな事故につながる可能性もあります。

2. 動態管理システムの仕組み・方法

この章では、動態管理システムの仕組みや方法についてお話しします。
動態管理システムは、車両にGPS搭載の端末を取り付けることで、衛星から位置情報をはじめとする走行データを取得できます。
そのデータを見れば、確認したい車両がどこにいるのかが一目で分かるため、運転者に連絡して状況確認をする手間を軽減できるのです。

「その仕組みを導入することが手間なんだよ」と思う方もいるかもしれません。 確かに以前は動態管理を行うためには高価な車載端末や専用システムをインストールしたパソコンを用いてデータを確認していたため、手間も費用もかかっていました。

しかし最近ではシガーソケットを車に挿すだけで利用できるデバイスなどが流通しているため、導入の手間がぐっと軽減しています。

業務効率の向上

動態管理を行うメリットの1つ目は業務効率が向上することです。
具体的には、業務状況の見える化が可能になります。

例えば、取引先からの問い合わせがあったとしましょう。
動態管理システムを導入していない場合だと、電話等で担当である運転者に車両の位置を確認する必要があります。

運転者がすぐに電話に出られる状況であればいいのですが、公共の道路を走行している以上すぐに対応ができない可能性もあります。
そうなると連絡担当者としては運転者からの連絡を待つしかありません。

動態管理システムを導入していれば、リアルタイムで車両の位置を把握して、最も効率良く対応できる運転者をそのまま取引先に向かわせることも可能です。

事故の防止

動態管理を行うメリット2つ目は事故の防止につながることです。
どの場所で危険運転をしたかが分かれば、個々にしっかりと指導することができます。

動態管理システムを用いれば、社用車の運行速度や急ブレーキの情報も把握できるので、危険運転の予測や危険箇所を事務所にいながら把握できます。
運転者の運転特性を事前に知っていれば、運行する際の対策を立てたり、運転者に安全運転の指導や注意喚起を行ったりすることも可能でしょう。

また動態管理システムには、車両の最高速度を記録して法定速度内で走行しているかを確認、超過した場合には危険運転を防ぐために走行を注意する機能などが備わっているものもあります。

「各運転者の直すべき点はどこなのか」
「運転している際、どのスポットにさしかかったらより注意が必要なのか」

これらが明確であるほど、安全運転への意識を高めることができます。

コストの削減

動態管理を行うメリットの3つ目はコストの削減です。

当たり前のことですが使用する車両の台数と比例してコストや管理する車両情報も増えます。
動態管理システムを用いれば、使用する車両台数の適正化を行えるのでコストを削減できます。
では、具体的にどのようにすれば良いのか。最も簡単な方法は、まず車両の稼働率の目標を定めましょう。
その上で使用している車両の稼働状況（どの日、どの時間に何台稼働しているか）を確認し、稼働率が目標以下の場合には車両台数を見直すことができます。 使用する車両を減らすことができれば、日々発生するコストの削減につながります。

運転者や管理者の負担軽減

動態管理を行うメリットの4つ目は、運転者や管理者の負担を軽減することができる点です。

営業日報や運行日報を手書きで作成すると、書き間違いや記入すべき内容を忘れてしまうこともあると思います。間違った箇所を修正したり、思い出しながら書いたりすることで業務時間が伸びてしまいます。

動態管理システムには、自動的に日報を作成できるものもあるので、導入すれば運転者や管理者の負荷はもっと軽減されるでしょう。

4. 動態管理システムを導入する際の注意点

動態管理システムを導入する際の注意点が大きく3つあります。
これから紹介する注意点にしっかりと留意することで、効果的に動態管理システムを使うことができます。

導入目的やメリットを従業員に伝える

動態管理システムの導入前から従業員に導入の目的とメリットについてしっかりと伝えましょう。
この時のポイントは、導入すれば従業員にもメリットがあることをしっかり伝えることです。

その理由は、車両の走行中の行動すべてが監視されていると思ったり、1人で仕事をしている際の行動を指導されたりすることに嫌悪感を抱く従業員がいるためです。

また下記のような影響が生まれることも考えられます。
「サボっていると思われるのではないか」としっかり休憩することができない。 事故などが原因で発生した渋滞を避けるための迂回を遠回りと思われることを心配して冷静な判断ができなくなる。

このような考えを従業員が持つことを防ぐために以下の内容を伝えましょう。

1. 動態管理システムが運転者を監視するためのものではないこと
2. 業務の負担軽減だけでなく、従業員を事故やトラブルから守るためのシステムであること

伝える際は「道路事情で納品の時間が遅れそうな場合でも、運転者の責任ではないと分かるため無理な運転をしなくて済む」など、具体的な例を交えて説明することで理解してもらいやすくなります。

自社の課題を解決できるシステムを選ぶ

費用をかけて動態管理システムを導入しても抱えている課題が解決しないままでは意味がありません。動態管理システムは、自社の課題を解消してくれるものを選びましょう。

システムを導入する前に、社内で自社の課題について意見交換するのもいいでしょう。
運転者だからこそ、管理者だからこそ見つけられる課題を社内で共有する貴重な機会にもなります。

社内全体が抱えている課題を解決できるシステムを選ぶことで、動態管理システムを導入する際の注意点にも書いた運転者からの理解を得やすくなるでしょう。

本格稼働の前に操作トレーニングの実施やテスト運用を行う

いきなり「新しく動態管理システムを導入しました、明日から使ってください」と言っても、新しいシステムを使いこなすことは非常に困難です。

そのため本格的に動態管理システムを稼働させる前に運転者に操作トレーニングを実施しましょう。
また、トレーニングが必要なのは、運転者だけではありません。
管理者は動態管理システムで把握した運行状況に基づき、どのような指導や対処を行うかを明確にするイメージトレーニングをしておく必要があります。

期間を決めて動態管理システムのテスト運用を行い、運転者と管理者がその運用方法や効果について把握している状態で本格稼働させましょう。
運転者と管理者がしっかりとシステムについて知っていれば、本格稼働後に何かしらのトラブルがあっても比較的落ち着いて対応することができます。

5. おすすめの動態管理システムは「MIMAMO DRIVE」

動態管理は、車両を使用する企業にとって仕事の効率化や安全を高めるために重要な事柄です。
しかし、人の手で行い続けることは大きな負担となります。
その負担を軽減してくれるサービスが「MIMAMO DRIVE」です。

MIMAMO DRIVEとはどんなサービス？

MIMAMO DRIVEとは東京海上スマートモビリティが提供する、車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。シガーソケット型端末を車両に搭載するだけで、管理者は車両を一元管理できます。

MIMAMO DRIVEでは、日報の自動化に加えてアルコール検知器の測定結果の写真や数値も、日報と一緒に一元管理する機能を搭載しています。そのほか、リアルタイムでの走行状況をマップで確認できたり、走行距離を自動で記録できたりする便利な機能が多数あります。

「月報・日報を書く時間がない」
「紙媒体で管理していた煩雑な車両の使用状況を効率的に管理したい」
「事故のリスクを減らす効果的な方法が知りたい」

そんなお困りごとを、MIMAMO DRIVEなら解決できます。

ほかにも急ブレーキや急カーブなどの発生地点も確認できる機能があり、運転者に安全運転指導ができるので事故防止にもつながります。

東京海上グループは、お客様や地域社会の“いざ”をお支えするというパーパスを掲げ、100 年以上に わたり自動車保険をはじめとする様々な保険商品を提供してきました。
MIMAMO DRIVEは東京海上グループが長年培ってきた安全に関するノウハウに基づき運転者の走行を数値化し、アドバイス。運転評価やランキング、運転性向上など、安全指導に活用できる機能を搭載しています。

「MIMAMO DRIVE」を導入するメリット

MIMAMO DRIVEは車両管理に関する重要な情報を一元管理できます。

• アルコールチェックの測定結果と日報を一元化
• ペーパーレス化により管理作業時間を短縮
• リアルタイムで位置情報を可視化し、管理業務を効率化
• 運転者の安全運転意識と運転マナーの向上
• 全車両の車検や保険の更新漏れを防止

上記のメリットのほかに、MIMAMO DRIVEは、運転者がスマホから入力可能なところも運転者が漏れなく記録できるポイントです。例えば、スマホからなら直行直帰や出張などで営業所に立ち寄れない場合でも、アルコール検知器による測定結果をその場で日報にあげることができます。とくに遠隔の場合は、紙媒体だと車両に持ち込み忘れたり、紛失したりする恐れがあります。MIMAMO DRIVEなら、遠隔でも運転者が記入したかどうかを確認することができ、記録簿の紛失の心配もいりません。

導入事例

乳製品の卸売販売と小売店舗を営む永島牛乳店様の事例をご紹介します。永島牛乳店様では、取引先への商品の納品用に5台の社用車を保有しています。運転者の自損事故をきっかけにMIMAMO DRIVEを導入しました。

リアルタイムで車両の位置情報を把握できるため、運転者が出発後に追加注文が入った際にも、代わりに動きやすい運転者を見つけて効率よく指示出しができるようになりました。また、納品時間を気にされる取引先へのご案内もスムーズにできており、全体を通じて、管理者の負担削減につながっています。

ガソリンスタンドの運営と燃料の卸販売、ビルメンテナンス業を営む手塚商事様の事例をご紹介します。運転者の日報の手書きによる記載ミスが発生していました。MIMAMO DRIVEの導入により、日報の作成が自動化され毎日の作業時間を30～40分短縮できています。

また、車両管理も車検満了日などは管理表を作成し運用していましたが、台数が多く負担を感じていました。導入後はMIMAMO DRIVEで一元管理し、業務の効率化を実現しています。

6. まとめ

今回は。「動態管理とは」「動態管理を行うメリット」「おすすめのサービスや事例」について説明しました。
これまで動態管理を人の手でやっていた企業様もいらっしゃることでしょう。 もちろん、マンパワーで解決するのなら問題はありません。
けれど、マンパワーで動態管理をし続けることで業務の効率が下がったり、従業員に負担がかかったりという課題があるならMIMAMO DRIVEをはじめとする車両管理・リアルタイム動態管理サービスの導入をご検討ください。