運行管理 法令順守

運転日報とは?記録内容とテンプレートを5つ紹介

※この記事は2024年06月07日時点の法令を基に執筆しています。 運転日報とは?記録内容とテンプレートを5つ紹介のサムネイル

運転日報は、自動車を使用している企業にとっては欠かせない書類です。 現に商品の運送をはじめ業務で自動車を利用する企業は、一定の要件を満たす場合、運転日報の作成や保存を行うことを義務づけられています。

「自社は運転日報の作成・保存しなくてはいけないのか」
「書かなければいけない項目は、どんなものがあるのか」
「作成しないと何かペナルティがあるのか」
このような疑問を持たれている方もいらっしゃることでしょう。

本記事では運転日報の基本や記録内容の解説、怠った場合の罰則についてお話しします。

今日から使える5つの無料のテンプレートや運転日報の作成や保存に関する負担を軽減する車両管理・リアルタイム動態管理サービスについても紹介しておりますので、興味のある方はぜひ活用をご検討ください。

運転日報とは?

運転日報とは運転者の氏名や運転日時、走行距離などを記録する書類のことを言います。

主に運転日報を作成する対象となるのは、一定台数以上の白ナンバー自動車を使用している企業と緑ナンバー自動車を使用している企業です。

作成する目的は、乗務状況や走行状況を記録することで社用車を安全に運用するためです。
運転日報を書いたり、内容を振り返ったりすることで、従業員の就業状況や保有車両の状態などを把握できます。
自動車を仕事で使うからこそ起こりやすいトラブルを未然に防いだり、仮に問題が発生してもすぐに解決策を検討したりすることが可能となります。

白ナンバー・緑ナンバーとは?

皆さんは自動車についている白ナンバーと緑ナンバーの違いをご存じでしょうか?

端的に言うと、ナンバープレートの色は車の用途によって変わります。

つまりナンバープレートの色が、その車がどのように使用されるかの指標となるのです。

まず白い板に緑色の文字のナンバープレートは「白ナンバー」と呼ばれ、自社の荷物などを、自家用車で運びます。

例えば営業担当者が取引先へ行く場合やトラックで自社商品を運ぶ場合は、荷物を載せていても「白ナンバー」の車両に該当します。

次に「緑ナンバー」です。

貨物などの運送業で使用される事業用自動車は「緑ナンバー」と呼ばれる緑色の板に白い文字のナンバープレートをつけることが義務づけられています。

お客様の荷物など、運ぶ行為自体で利益を得る場合は「緑ナンバー」の車両に該当します。

運転日報の記録と保存が必要な企業

次に運転日報の記録と保存が義務づけられている企業についてお話ししましょう。

運転日報は事業で車を使う企業が作成すべき書類です。

中でも「一定台数以上の社用車を使用する事業所を有する企業」「一般貨物自動車運送事業又は特定貨物自動車運送事業の許可を受けている運送事業の企業」は運転日報の作成が義務となっています。

社用車を使用する企業

まず社用車を使用する企業についてです。
「道路交通法施行規則第九条の十」により、社用車を使用する企業の中で所定の要件を満たす事業所では、運転日報の作成をすることが義務づけられています。

社用車を使用していれば、すべての企業が運転日報を作成しないといけないわけではありません。
以下に該当する事業所において、運転日報作成の義務が生じます。

・乗車定員が11人以上の自動車は1台、その他の自動車なら5台以上を使用している事業所(自動車使用の本拠)

一般貨物自動車運送事業等を営む企業

次に一般貨物自動車運送事業等を営む企業についてです。
一般貨物自動車運送事業又は特定貨物自動車運送事業を営む企業は「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」により、運転日報の記録と保存が義務づけられています。

またこれらの企業では、運転手の安全や事故防止などを管理する「運行管理者」を、車両台数に応じた人数について、営業所ごとに配置しなくてはいけません。

運行管理者は、運転手に負担のかからないよう運行計画を作成したり、アルコールチェックを含めた運転手の体調管理をしたりするなど、安全に業務を遂行するために欠かせない存在です。

運転日報で記録すべき基本項目

運転日報には、絶対に記録しなくてはいけない項目があります。
どんなものがあるのか順番に見ていきましょう。

社用車を使用する企業の場合

社用車を使用している企業が運転日報に記載する必要がある項目は以下です。

①運転手の氏名
②乗務の開始日時と終了日時
③走行した距離
④その他、自動車の運転状況を把握するために必要な事項

上記の項目は必要最低限の内容です。

より安全かつ効率的に 社用車を活用したいと考えた場合、これだけでは不十分かもしれません。

例えば、行先や給油状況、点検記録などの項目を加えることで、運転日報をより効果的に使うことができるでしょう。

運送業を営む企業の場合

ここでは緑ナンバーの中でも、貨物自動車運送事業を営んでいる企業についてお話しします。

貨物自動車運送事業を営んでいる企業が、運転日報に記載する項目は「貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条」によって定められている以下の事項です。

①運転者の氏名
②事業用自動車を識別できる表示(自動車の車種と登録番号(ナンバー)等)
③業務の開始及び終了の地点
④業務の開始及び終了の日時
⑤主な経過地点
⑥走行距離
⑦業務を交替した場合は、交替した地点と日時
⑧休憩や睡眠をとった場合は、その地点と日時
⑨貨物の積載状況や集貨地点等(車両総重量が8トン以上または最大積載量が5トン以上の普通自動車である事業用自動車)
⑩事故もしくは大幅な運行の遅延、その他の異常な状態が発生した場合は、概要と原因
経路など、運行に関する指示内容

運転日報のテンプレートを5つ紹介

運転日報には、義務づけられている必要項目を記載する必要があります。 ただ決まったフォーマットはないため、自社で運転日報を用意することになります。

「どんな風に運転日報を作成したらいいの?」と困る方もいるでしょう。 そんな方に向けて、インターネット上で無料公開されているフォーマットがありますので、利用してみましょう。

一般貨物自動車運送事業等の許可を受けている運送事業の企業(緑ナンバー)と、そうではなく社用車を保有する企業(白ナンバー)とでは、日報に記載する内容が異なる点には注意が必要です。

フォーマットを利用する前に、自社がどちらに当てはまるのかを確認してから使用することをおすすめします。

本記事では、緑ナンバー用と白ナンバー用それぞれの日報のテンプレートをご紹介いたします。
使いやすいものを選んでご活用ください。

白ナンバー用テンプレート

長野県安全運転管理者協会 1枚で6日分の記録可能(PDF・Excel形式)
愛知県安全運転管理協議会 パソコンで記入する人向け(Word形式)
日本法令 日に何度も移動する可能性がある人向け(Excel形式)

緑ナンバー(一般貨物自動車運送事業者等)用テンプレート

奈良県トラック協会 手書き向き・日常点検表もついている(PDF形式)
愛知県トラック協会 タコグラフ付きかを選択可能(PDF・Excel形式)

運転日報は5年間保存しましょう

運転日報は作成するだけでなく、きちんと決められた期間保存しておくことが大切です。 この章では、どの程度の期間保存しておくべきかをお話しします。

貨物自動車運送事業輸送安全規則には以下のことが書かれています。

(業務の記録) 第八条 一般貨物自動車運送事業者等は、事業用自動車に係る運転者等の業務について、当該業務を行った運転者等ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。

引用元:貨物自動車運送事業輸送安全規則 第八条

このように運転日報の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則においては1年間と定められています。

「なら記録してから1年経過したら廃棄しても絶対に大丈夫か」というと、確実に大丈夫とも言い難いのです。

その理由は運転日報が運転時間も記載している書類だからです。
運転時間、つまり賃金などにも関係する重要な情報であり、労働基準法にも関わっているので1年間の保存では不十分な可能性もあります。

では、どれくらいの期間、運転日報を保存すればいいのか。
労働基準法では、書類の保存期間が5年間と定められています。
そのため運転日報の保存期間は、労働基準法に合わせて5年間保存しておくことをおすすめします。

(記録の保存) 第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用元:労働基準法 第百九条

運転日報の記録を怠った場合に罰則はある?

運転日報の作成や保存を怠った場合、何か処分や罰則を与えられるのでしょうか。

現時点では、貨物自動車運送事業輸送安全規則、および道路交通法施行規則において、運転日報の作成や保存を怠ったからといって明確な直接の罰則は定められていません。

しかし安全運転管理者制度と運行管理者制度における違反行為には罰則があります。
事前に知っておけば違反を防ぐための仕組みをつくっておくこともできるはずです。

どの行為が違反にあたり、どんな罰則があるのかを確認してきましょう。

安全運転管理者に関する罰則

道路交通法に基づき、安全運転管理者制度における違反行為には以下4つの罰則があります。

選任義務違反

道路交通法第74条の3によれば、一定台数以上の社用車を使用する企業は、使用している事業所ごとに安全運転管理者を選任する義務があります。

ただ安全運転管理者は、誰にでもなれるというものではありません。 内閣府令で定められた4つの要件を満たす人物から、適任と思われる人物を選ぶ必要があります。

安全運転管理者になるための4つの資格要件

  • 年齢が20歳以上であること(副安全運転管理者が置かれている場合は30歳以上)
  • 自動車の運転管理に関し2年以上の実務経験を持っていること
  • 過去2年以内に安全運転管理者の解任命令を受けていない人物であること
  • 過去2年以内に違反行為を犯していないこと

安全運転管理者を選ぶ義務を安全運転管理者の選任義務と呼びます。
定められた要件を満たす人物を安全運転管理者に選任することで、企業や事業所内の安全運転に対する意識を高めるという狙いがあります。
安全に自動車を使用するためにも安全運転管理者の選任義務は確実に果たしましょう。

万が一にも安全運転管理者を選任しない場合は「選任義務違反」となり、50万円以下の罰金刑を受ける可能性があります。

解任命令違反

一度、安全運転管理者に選任されると、この先ずっと安全運転管理者のままかと言えばそうではありません。

  • 安全運転管理者が資格要件を充足しなくなった
  • 所定の業務を遂行しない結果自動車の安全な運転が確保されていないと認められるに至った

これらの場合には、公安委員会から安全運転管理者の解任を命じられることがあります。

安全運転管理者の解任を命じる命令に従わない行為を「解任命令違反」といいます。

解任命令に従わずに選任の状態を継続したり、解任命令に反して再び選任したりすると、50万円以下の罰金が科される可能性があります。

是正措置命令違反

道路交通法では、安全運転管理者等に適切な権限が付与されていない又は必要な機材が整備されていないことにより安全運転が確保されていないと判断された場合には、公安委員会から自動車の使用者(事業主等)に対して是正措置命令を発令できると定められています。

是正措置命令違反とは、この是正措置命令に従わない行為を指します。

企業や事業所は、道路交通法第74条の3第7項と道路交通法第74条の3第8項に基づいて、是正措置命令の中にある具体的な改善要求や対応策に従う義務があるのです。

簡単にいうと「道路交通法の規定が守られていないので改善してくださいね」という命令が出た後も、改善しないままだとダメですよということです。

もし是正措置命令に従わず改善措置を行わなかったり、要求事項に沿わなかったりする場合には、50万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

安全かつ健全に道路交通法を遵守しつつ、業務を行っていれば是正措置命令が出ることはないはずです。
難しく考えず、道路交通法を遵守することに注力しましょう。

選任解任届出義務違反

安全運転管理者等を選任した際は、選任した日から15日以内に、管轄の公安委員会に届出を行う必要があります
これは安全運転管理者等を解任した際も同じです。

もし15日以内に提出していなかった場合「選任解任届出義務違反」となり、5万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

「業務が忙しく、うっかり届出を行うのを失念してしまっていた」
「選任したり、解任したりする際に届出が必要だと知らなかった」

このようなことがないように事前に把握しておき、安全運転管理者等の選任や解任の際には確実に届出を行うようにしてください。

運行管理者(貨物)に関する罰則

貨物自動車運送事業法に基づき、一般貨物自動車運送事業者等の運行管理者制度における違反行為には以下3つの罰則が設けられています。

選任義務違反

運行管理者を選任する義務があるにも関わらず、企業や営業所が運行管理者を選任しないことを選任義務違反といいます。
選任義務違反をした場合、150万円以下の罰金が科される場合もあります。

ただ、安全運転管理者と同様に誰でも運行管理者になれるわけではありません。 運行管理者の資格要件を満たしている人物を選任しましょう。

運行管理者になるための2つ資格要件
①運行管理者試験に合格すること 【受験資格】
・事業用自動車の運行管理の実務経験が1年以上であること
・実務経験に代わる基礎講習を修了していること
②事業用自動車の運行の安全確保に関する業務について、一定の実務経験その他の要件を備えること

返納命令違反

運行管理者が貨物自動車運送事業法若しくは同法に基づく命令又はこれらに基づく処分に違反した場合、運行管理者資格の返納命令が出されます。具体的には、以下のようなケースが挙げられます。

  • 運行違反を改ざん、または隠滅した場合
  • 名義貸しをした場合
  • 管理者自身が事業用自動車で無免許運転や飲酒運転・薬物を使用して運転、またはひき逃げをした場合
  • 運転手が過労状態での運転や飲酒運転、薬物を使用した上での運転など危険運転を命じたり容認したりした場合
  • 不正な手段により運行管理者資格者証を取得したことが判明した場合

運行管理者資格者証を返納しないままでいると50万円以下の過料が科されます。

選任解任届出義務違反

運行管理者の選任や解任を適切に届け出ない場合や、虚偽の届出をした場合には、100万円以下の罰金が科されます。

法令違反とならないよう、以下のことに留意しましょう。
・安全運転管理者、運行管理者の選任義務の対象の企業は速やかかつ確実に選任する
・安全運転管理者、運行管理者の選任・解任後は速やかに届出を行う
・万が一解任命令が発令された場合には必ず従う
・是正措置や資格者証返納の命令が下されたら速やかに対応する

MIMAMO DRIVEで運転日報記録業務を効率化!

忙しい業務がひと段落して、やっと一息。
そんなタイミングで運転日報を作成しなくてはならないのは、運転者の方々の大きな負担となっていることでしょう。

業務時間内に済めばまだ良い方で、運転日報を作成するために残業している人もいるのだとか…。
またデータを集計し、分析するために運転者の方々が提出した運転日報の内容を手入力でエクセルに情報を入れ直すという管理者もいます。

安全に業務を行ったり、事故を未然に防いだりするためにはとても重要な作業です。
しかしながら運転日報に関する作業が負担となり、運転者と管理者の体力面や精神面にダメージを与えているとすれば、それは安全かつ健全に業務を行えていると言えるのでしょうか。

運転日報に関する負担を軽減するのに役立つおすすめのサービスが「MIMAMO DRIVE(ミマモドライブ)」です。

MIMAMO DRIVEとは

MIMAMO DRIVEとは東京海上スマートモビリティが提供する、車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。シガーソケット型端末を車両に搭載するだけで、管理者は車両を一元管理できます。

MIMAMO DRIVEでは、日報の自動化に加えてアルコール検知器のチェック結果の写真や測定結果の数値も、日報と一緒に一元管理する機能を搭載しています。他にも、リアルタイムでの走行状況をマップで確認できたり、走行距離を自動で記録できたりする便利な機能が多数あります。

「月報・日報を書く時間がない」

「紙媒体で管理していた煩雑な車両の使用状況を効率的に管理したい」

「事故のリスクを減らす効果的な方法が知りたい」

そんなお困りごとを、MIMAMO DRIVEなら解決できます。

ほかにも急ブレーキや急カーブなどの発生地点も確認できる機能で、運転者に安全運転指導ができるので事故防止にもつながります。

東京海上グループは、お客様や地域社会の“いざ”をお支えするというパーパスを掲げ、100 年以上に わたり自動車保険をはじめとする様々な保険商品を提供してきました。

MIMAMO DRIVEは東京海上グループが長年培ってきた安全に関するノウハウに基づき運転者の走行を数値化し、アドバイス。運転評価やランキング、運転性向など、安全指導に活用できる機能を搭載しています。

運転日報の記録にMIMAMO DRIVEを導入するメリット

MIMAMO DRIVEを導入するメリットは、記録類の作成、管理といった、安全運転管理者や運転者の業務を確実かつ効率的に行うことができるようになること。

具体的には以下のようなメリットがあります。

  • 面倒な日報・月報の作成を自動化できるため、作業時間の削減につながる。
  • 紙書類のファイリングに係る負担が減る

MIMAMO DRIVEなら走行距離や走行時間などは移動情報から自動で運転日報に反映されるので「どこを通って、どのくらい時間がかかったか」「移動した距離はどの程度だろうか」などを思い出したり、調べたりする手間がなくなります。
また「運転者が行った業務の記録」や「荷卸しの情報」をスマホから入力することもできるため、帰社後に手書きで日報を書かなくてはいけない…なんてことも無くなるでしょう。

それだけでなく、手書きの場合は大量の紙の運転日報が必要でしたが、ペーパーレス化できるため管理コストも下げることができます。

導入事例

最後に、MIMAMO DRIVEを実際に導入された企業の声として、株式会社手塚商事様の事例をご紹介します。

株式会社手塚商事様
業種:燃料小売業

抱えている課題

  • 手書きで記入していた運転日報の工数と記載ミスの削減したい
  • 煩わしい車両管理や運行実績のデジタル化したい

MIMAMO DRIVE導入の決め手

  • 管理簿をペーパーレス化することによって作業時間を短縮できるため
  • 走行実績やメンテナンス時期などの大切な情報をシステム上で一元管理できるため
  • 日報の自動化で作業時間を約30分短縮

燃料を配達する際、これまでは配送先ごとの時刻や走行記録を手書きしていました。特に繫忙期となれば、数量の誤差が生じるなどの記入ミスにもつながっていました。
現在はMIMAMO DRIVEを導入したことにより車両の位置情報から日報が自動作成され、作業時間が30〜40分短縮されています。

  • 煩雑だった車両管理を効率化

以前は社用車の走行時間や距離を1つずつ日報で確認していました。また車検満了日も別途管理していたのですが、台数が多いため大きな負担となっていました。
MIMAMO DRIVEにより、これらのことをパソコンで一元管理することが可能になり、作業がぐっと効率化。
通知機能が豊富で、スピードオーバーした際の通知機能もあります。社内からは安全運転を意識する声が増えました。

MIMAMO DRIVE 資料紹介
MIMAMODRIVE資料のイメージ画像 MIMAMODRIVE資料のイメージ画像

MIMAMO DRIVEは社有車に関する “経営者” “車両管理者” “運転者”皆様のお困りごとを解決する、 車両管理・リアルタイム動態管理サービスです。サービスの概要や主な機能、活用事例を簡単にご紹介しています。サービスの導入をご検討されている皆様にぜひご覧いただきたい資料になります。

まとめ

今回は、運転日報とは何かということから、記載内容や保存期間、そして違反行為に関する罰則、おすすめのサービスまで網羅的にご紹介しました。

運転日報は、事業で車両を利用する企業なら必ず作成しなければいけない書類です。

上手に運用することで労務管理や働き方改革、安全運転を実施できるなど多くのメリットが得られます。
ただ紙媒体で運転日報を作成・保存し続けることを負担に感じている企業様は、ぜひシステムの導入を検討してみてください。